Долго работали в гуглтаблицах
в принципе там есть все, и оповещения можно настроить.
потом начал искать решение глобальнее, и купили срм на основе 1с.
2к$ ушло еще на доработки.
сейчас более чем доволен, программа делает все, от расчета заказа, до формирования Компредложения, счета, ТЗ, техкарты и в итоге даже зарплат.