Пользуемся битрикс24. Нас мало, 3-4 человека, но встаёт такая же проблема, нужно формализовать этапы прохождения заказа.
Из неудобного - сначала на бланке ручкой заполняем быстрый бриф/заказ с клиентом. И только потом необходимо оформлять заказ в битрикс. Если много работы, реально не хватает времени одновременно заполнять, печатать, отвечать на звонки и пр.