"Целей у этой затеи много -- и снижение брака, и более четкое выполнение заказов, и более быстрое обучение новичков."
Вот это хуже всего. Увязнете. ВВязываясь в данный процесс вы должны в первую очередь понимать конечный результат. И соответственно к нему двигаться. Иначе легко свалиться в бесконечность... Все очень близко и в то же время преследует разные цели. Как правило, подобные вопросы возникают, когда сумма знаний работников начинает превышать знания 1-го человека. Если этой суммой владеет не директор - это есть плохо и чревато.
Соответственно одной из задач может стать собрать все знания всех работников на текущем этапе, откорректировать, как хотелось бы улучшить, разбить на части в соответствии с должностями, и прописать на основании этого инструкции. Надо понимать, что несмотря на родство предприятий, ваш опыт успешной работы уникален, соответственно первой и главной задачей станет не развалить то, что уже сейчас худо-бедно работает. И потихоньку корректировать. И новым работникам уже можно выдавать эти знания дозированно - в виде инструкций на конкретные функции. То есть вы не будете зависеть от конкретного человека.
Это делают консалтинговые фирмы - стоимость можете посмотреть сами
Даже в том, что я написал, уже несколько длительных и сложных этапов. но если уже задумались, кроме вас, никто не сможет это сделать.
Чужой опыт важен, но ваш - важнее, ведь вы уже работаете на рынке не первый год. Соответственно - начните не с заимствования чужого, а с фиксации своего. По прописывания бизнес-процессов куча литературы и программ.
Что вам дадут, например эти инструкции? Они очень общие и очень вероятно, что у вас они другие. А как движется заказ у вас - знаете вы, соответственно и этапы, где происходит брак, и почему - тоже.