У меня одна общая. А все общаются со своих.
Из общей почты письма можно брать почтовым клиентом, тандерберд, например, а отвечать уже со своей (в клиенте меняешь отправителя).
Или в срм-ах, обычно это продумано. Как только кто-то ответил на письмо с общей почты, оно исчезает из поля зрения остальных