Вот самый маленький, но важный пример. Основная проблема ведения клиентов в экселях, записных книжках и т.д. - это договориться с клиентом о том, что позвонишь ему в некий, определенный период времени, когда принимаются важные для тебя решения - определяется рекламный бюджет, генеральный возвращается из командировки и т.д. И... частенько менеджеры профукивают эту дату и вспоминают о ней, неделей, а то и месяцем позже. Эпик фейл.
С использованием crm это невозможно, так как каждое следующее взаимоотношение с потенциальным клиентом ты планируешь, ставя дату и оставляя комментарий. Через нужное время прога напомнит тебе.
Естественно есть и другие инструменты.